Digitálna transformácia je o zavádzaní nových technológií a zmene prístupu k práci.
Platforma Microsoft 365 ponúka celý ekosystém nástrojov, ktoré – ak sa používajú cielene – výrazne šetria čas, znižujú chybovosť a uľahčujú tímovú spoluprácu. GAMO pomáha zákazníkom odhaliť skutočný potenciál tejto platformy a využiť ju naplno. Vhodnou kombináciou umelej inteligencie a automatizácie je možné rutinné pracovné úlohy zvládnuť efektívnejšie ako kedykoľvek predtým.
Produktivita nerastie, keď robíme viac. Rastie, keď robíme múdrejšie.
Viac ako kancelársky balík
Mnohé firmy majú Microsoft 365 predplatený, no často ho využívajú iba ako súbor známych nástrojov ako Word, Excel, Outlook či Teams. Skutočný prínos tejto platformy spočíva v prepojení aplikácií, automatizácii procesov, zabezpečení dát a neustálom vývoji nových funkcií, ktoré reagujú na meniace sa potreby trhu. Aj preto je často na škodu, že mnohí používatelia zostávajú len pri základných funkciách a nevyužívajú všetky možnosti, ktoré majú k dispozícii.
Vďaka prepojeniu nástrojov ako Teams, OneDrive, Exchange, Power Automate, Power BI či Microsoft Defender môžu firmy zefektívniť interné procesy, zlepšiť tímovú spoluprácu a zároveň zvýšiť úroveň kybernetickej bezpečnosti. Microsoft 365 podporuje prácu na diaľku, umožňuje prístup k dokumentom odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia, a zároveň poskytuje inteligentné nástroje na analýzu dát, plánovanie a automatizáciu úloh.
Skúsenosti firmy GAMO ukazujú, že kontinuálny rozvoj služieb Microsoft 365 je kľúčový pre zachovanie konkurencieschopnosti. Ide o živý ekosystém, ktorý sa neustále aktualizuje, prináša nové možnosti integrácie, vyšší stupeň automatizácie a výrazne lepšiu používateľskú skúsenosť. Firmy, ktoré tieto zmeny ignorujú, prichádzajú o výhody, ktoré už majú zahrnuté v rámci svojich licencií.
Pri implementácii je preto dôraz kladený na technické nasadenie, ale aj na edukáciu – školenia, workshopy, konzultácie a individuálny prístup, vďaka ktorému si každá firma môže vyskladať portfólio nástrojov presne podľa svojich potrieb.
Copilot: Nový kolega, ktorý uvažuje za vás
Vstup umelej inteligencie do pracovného prostredia predstavuje významný zlom. Microsoft Copilot, integrovaný priamo v aplikáciách balíka 365, nie je len vyhľadávací nástroj alebo chatbot. Ide o inteligentného asistenta, ktorý dokáže sumarizovať obsah porád, analyzovať tabuľky, písať e-maily, vyhľadávať dáta a navrhovať ďalšie kroky.
Copilot vie dnes v Teams vytvoriť zápis zo stretnutia, v Outlooku navrhne odpoveď na e-mail alebo vytvorí prehľadný itinerár dňa. V Exceli z údajov vytvorí report s návrhmi, bez potreby zložitých funkcií. Výsledkom je výrazné skrátenie času stráveného manuálnou prácou. Predstavte si, že pripravujete mesačnú správu pre vedenie. Copilot prejde e-maily, extrahuje kľúčové body zo stretnutí a navrhne osnovu dokumentu. Vy tak získate čas aj konzistentný výstup.
Dôležitým predpokladom úspešného využitia Copilota je vedieť klásť správne otázky. Čím jasnejší a konkrétnejší je vstup, tým presnejšia je odpoveď. Požívatelia, ktorí sa naučia s ním komunikovať štruktúrovane, dostávajú presnejšie a hodnotnejšie výstupy. Ide o nový typ digitálnej gramotnosti, ktorá sa čoraz viac stáva nevyhnutnou súčasťou pracovného života.
Zdroj: MicrosoftAutomatizácia s Power Automate: Keď sa rutiny postarajú samy o seba
Jedným z neobjavených/nedocenených nástrojov v Microsoft 365 je Power Automate. Umožňuje automatizovať opakujúce sa úlohy bez potreby programovania. Od jednoduchých notifikácií až po komplexné schvaľovacie procesy – všetko funguje na základe logických krokov (tzv. „flows“), ktoré sa spustia automaticky.
Napríklad, ak zamestnanec odošle žiadosť o dovolenku, automaticky sa spustí schvaľovací proces, odošlú sa notifikácie a aktualizuje sa záznam v databáze. Výsledok? Menej chýb, rýchlejšie procesy a viac času na dôležité úlohy.
Zdroj: TOUCHITPower Automate je dostupný aj pre bežných používateľov. Vďaka prepojeniu s celým balíkom 365, ako aj s externými aplikáciami, je možné automatizovať procesy naprieč firmou – od HR a financií až po skladové hospodárstvo. Personalista pripravuje nástup nového zamestnanca.
Namiesto manuálneho posielania e-mailov, vytvárania konta, zadávania do rôznych interných systémov a pripomienok pre kolegov, spustí jeden automatizovaný proces. Ten odošle uvítací e-mail, informuje IT oddelenie o potrebe pripraviť techniku, aktualizuje zoznamy a vygeneruje checklist úloh.
GAMO pomáha zákazníkom s identifikáciou oblastí vhodných na automatizáciu, s návrhom scenárov a ich implementáciou. Takéto scenáre nielen zrýchľujú prácu, ale predchádzajú aj ľudským chybám. Výsledkom je zreteľná úspora času a nákladov už v priebehu niekoľkých týždňov.
Cloud a bezpečnosť idú ruka v ruke
Jedným z najväčších benefitov Microsoft 365 je možnosť pracovať odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia. Dáta sú bezpečne uložené v cloude, prístup k nim je možné spravovať podľa rôznych úrovní oprávnenia. Využívanie cloudových služieb tak nie je len o mobilite, ale najmä o bezpečnosti a kontinuitne práce.
Firmy, ktoré v minulosti fungovali na on-premise riešeniach, dnes oceňujú jednoduchosť vzdialeného prístupu, automatickú synchronizáciu dokumentov či možnosť obnovy dát. Viacfaktorová autentifikácia a pokročilé nastavenia citlivosti dokumentov zase chránia informácie aj v prípade straty zariadenia alebo pokusu o neoprávnený prístup.
GAMO podporuje firmy pri prechode na cloudové prostredie. Z pohľadu administrácie aj koncového používateľa ponúka konzultácie, migrácie a nastavovanie bezpečnostných politík presne podľa potrieb klienta.
Nezabudnúť na používateľa
Technológia sama o sebe nestačí. Skutočné zvýšenie produktivity nezačína pri inštalácii softvéru, ale pri zmene prístupu k práci. Technológie majú pomáhať ľuďom, nie ich zahlcovať. Najväčší vplyv na produktivitu má to, ako ju dokážu zamestnanci začleniť do svojej každodennej práce.
Firmy, ktoré investujú do konzultácií a praktického zaškoľovania, dokážu z Microsoft 365 vyťažiť podstatne viac. A často bez toho, aby museli siahať po dodatočných nástrojoch tretích strán. V mnohých prípadoch stačí upraviť niekoľko nastavení alebo nastaviť nový pracovný postup, a zamestnanci získajú hodiny času mesačne.
Úspech stojí na správnom nastavení, pochopení potrieb a schopnosti premietnuť technické možnosti do reálneho pracovného života. GAMO ako Microsoft Solutions Partner preto nepredáva len licencie – poskytuje komplexné poradenstvo, školenia a dlhodobú podporu.
Kombinácia umelej inteligencie, automatizácie a cloudových služieb dnes umožňuje dosahovať výsledky, ktoré boli ešte pred pár rokmi nemysliteľné. Nástroje ako Copilot a Power Automate nenahrádzajú ľudí – pomáhajú im robiť svoju prácu lepšie, múdrejšie, rýchlejšie a bez zbytočného stresu.
Kto sa naučí využívať ich možnosti, získa výrazný náskok. A to nielen z pohľadu efektivity, ale aj spokojnosti zamestnancov, ktorí sa môžu viac sústrediť na zmysluplnú prácu, nie rutinu. V tom je najväčší prínos technológií k modernej produktivite.
Zdroj: GAMO
Prečítajte si aj:
